Kostenlose Erstberatung  02841 / 65730-10

Beiträge - Was Sie bei geschäftlichen E-Mails beachten sollten

Was Sie bei geschäftlichen E-Mails beachten sollten

Die E-Mail ist aus unserem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken, sowohl privat als auch beruflich. Was früher noch per Brief erledigt wurde passiert heute digital. Doch gerade im geschäftlichen Bereich sollte man, wie auch schon bei Briefen, die professionelle und höfliche Etikette beachten.

Wir haben hier einige der häufigsten Stolpersteine und nützliche Hinweise für Sie zusammengestellt.

Email Korrespondenz
Email Korrespondenz

Die Empfänger

Schon vor der ersten Textzeile gibt es das ein oder andere zu beachten. Sollte Ihre E-Mail z.B. an mehrere Empfänger gehen, achten Sie darauf, diese nicht in die Felder „An“ oder „CC“ zu schreiben. Es könnte durchaus den einen oder anderen Empfänger stören, wenn seine E-Mail-Adresse für alle anderen Beteiligten sichtbar ist. Nutzen Sie in solchen Fällen besser die sogenannte Blindkopie „BCC“.

 

Der Betreff

Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff, der auch schon Auskunft darüber gibt, worum es in Ihrer Nachricht geht. Dies sorgt nicht nur dafür, dass Ihre Nachricht in der Masse an E-Mails nicht untergeht, sondern auch dafür, dass Sie nicht automatisch im SPAM Ordner landet. (Anmerkung: Völlig ausschließen kann man dies natürlich nie, mit einem Betreff wie z.B. „WICHTIG!! Unbedingt lesen!!!!!“ steigt jedoch das Risiko an.)

Zusätzlicher Tipp: Bei einer längeren Unterhaltung empfiehlt es sich den Betreff auf das aktuelle Thema anzupassen und nicht etwa „AW: AW: WL: WL: AW: Terminvorschlag“ zu verwenden. Verwenden Sie „AW:“ bzw. „Re“ nur bei der ersten Antwort, damit der Empfänger weiß, dass es sich um die Antwort zum jeweiligen Sachverhalt handelt. Für die darauffolgende Nachricht sollte ein neuer Betreff mit einigen Stichworten verwendet werden.

Email Korrespondenz

Die Anrede

Was bei Briefen gilt, gilt in diesem Fall auch bei E-Mails. Höflichkeit geht vor. Vermeiden Sie beim ersten E-Mail Kontakt Anreden wie „Hallo“ oder „Guten Tag“ wenn Sie bei einem Brief an die selbe Person „Sehr geehrte(r)“ schreiben würden. Bei späteren Folgekontakten ist je nach Gesprächs­partner durchaus eine Lockerung der Ansprache möglich.

Email Korrespondenz

Der Ton macht die Musik

Unterlassen Sie es, Dinge zu SCHREIEN (=ganze Wörter in Großbuchstaben zu schreiben). Achten Sie stets auf Ihre Wortwahl und denken Sie daran, dass Inhalte ohne Ihre Körpersprache, Mimik und Betonung anders verstanden werden können. Wut, Ärger und Frustration lassen sich auch zwischen den Zeilen herauslesen und haben in Ihrer Korrespondenz mit dem Kunden nichts zu suchen.

Email Korrespondenz

Emoticons

Die Zeitgenossen wie :) und :( haben in einer professionellen E-Mail Lokalverbot. Eine Bemerkung oder Tatsache die Sie vielleicht besonders witzig finden kann bei Ihrem E-Mail-Empfänger ganz anders ankommen und so auch zu unangenehmen Missverständnissen führen.

Email Korrespondenz

Der Kern der Sache

Der Inhalt Ihrer Mail sollte kurz und knackig sein. Formulieren Sie keine langen Ausschweifungen und bleiben Sie beim Thema.

Formatieren und Strukturieren Sie Ihren Text durch Absätze und Aufzählungen damit dieser übersichtlich bleibt und sich der Empfänger schnell zurechtfindet. Wichtiges können Sie auch durch Fettung oder Unterstreichung hervorheben, übertreiben Sie es aber nicht (Wenn der halbe Text unterstrichen ist, weil man alles für wichtig hält, macht man ihn unübersichtlicher).

Achten Sie zudem auch darauf, geordnet von Thema zu Thema zu gehen so dass man beim Lesen nicht gedanklich hin- und herspringen muss.

Besteht seitens des Empfängers ein Handlungsbedarf, schreiben Sie die Aufforderung an das Ende der E-Mail, da sonst die Gefahr besteht, dass sie im allgemeinen Text untergeht. Dies würde wiederum dazu führen, dass Sie vergeblich auf eine Reaktion warten.

Email Korrespondenz

Der Schluss

Gerade bei geschäftlichen E-Mails ist der Schluss sehr wichtig. Geben Sie es dem Empfänger eindeutig zu verstehen, wenn Sie auf eine Rückmeldung warten. Eine gute Möglichkeit bieten dabei die W-Fragen. Wer soll Was bis Wann erledigen? Vergessen Sie am Schluss nicht einen Absatz mit Ihren Kontaktdaten einzufügen, sofern Sie nicht eine gespeicherte Signatur verwenden. Schreiben Sie zudem niemals nur „MfG“, soviel Zeit um „Mit freundlichen Grüßen“ auszuschreiben sollten Sie doch noch aufbringen können.

Zusätzlicher Tipp: Eine Signatur mit den wichtigsten Daten des Unternehmens ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern eine gesetzliche Vorschrift. Je nach Rechtsform des Unternehmens sind noch weitere Angaben notwendig, etwa die Namen der Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzenden. Als Geschäftskorrespondenz gilt dabei jeder schriftliche Kontakt mit Lieferanten und Kunden. Wenn Sie E-Mails auch per Smartphone verschicken achten Sie daher auch unbedingt darauf, dass auf diesen Geräten eine korrekte Signatur eingestellt ist.

Email Korrespondenz

Überprüfung

Prüfen Sie vom dem Absenden Ihrer E-Mail noch einmal den Inhalt auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Haben Sie deutliche Formulieren gewählt? Bei Terminen auch das korrekte Datum und die Uhrzeit angegeben? Sind alle gewünschten Anhänge beigefügt? Gerade Anhänge werden gerne vergessen – vermeiden Sie die peinliche Zweitversendung durch einen kurzen zusätzlichen Blick in die Liste der Anhänge.

Als eine Art Sicherheitsmechanismus können Sie z.B. dazu übergehen den/die Empfänger erst dann hinzuzufügen, wenn Sie Ihre Nachricht genau geprüft haben.

Zusätzlicher Tipp: Sollten Sie ein E-Mail-Programm nutzen, welches über keine Rechtschreibprüfung verfügt, so können Sie den Text Ihrer fertigen Nachricht in ein Textverarbeitungsprogramm kopieren (z.B. Microsoft Word) und dort die Rechtschreibprüfung durchführen. Trotzdem empfiehlt es sich, die Nachrichten immer selbst noch einmal auf Fehler zu überprüfen, denn auch ein Textverarbeitungs­programm oder eine eingebaute Rechtschreibprüfung findet nicht alles.

Email Korrespondenz

P.S.

Was in Briefen oft besonders intensiv wahrgenommen wird, gilt bei E-Mails genau gegenteilig. Das Postskriptum geht beim Empfänger oft unter, weil es als Teil der Signatur überlesen wird. Verzichten Sie deshalb in Ihren E-Mails darauf.

Email Korrespondenz


Das sagen unsere Kunden über uns

Sie haben uns schon oft kompetent und schnell beraten und unterstützt. Der Kontakt mit Ihnen geht mehr als einfach und reibungslos vonstatten. Besonders beeindruckt hat mich die Kompetenz und das Fachwissen des Teams, hier wird Qualität geliefert. Unsere Zusammenarbeit läuft reibungslos und ich empfehle Sie gerne weiter. Egal ob für die Erstellung von Druckdaten, bei der Optimierung und Bearbeitung unserer Amazon und eBay Fotos, oder bei allgemeinen Fragen - bei Ihnen fühlen wir uns stets bestens aufgehoben und beraten - Sie kann ich zu 100% weiterempfehlen. Vielen Dank noch mal!

tiger nolux logo – Thomas König | Amazon, Ebay und Printkunde

Sehr individuelle, transparente und zielführende Abwicklung (Beratung, Empfehlungen, Abstimmung und finale Umsetzung). Hier wird sehr viel Wert auf Qualität und Kommunikation mit dem Kunden gelegt - wir sind nicht nur eine Nummer, wir sind Kunde! Ich kann diesen Anbieter nur weiterempfehlen und bin zu 100% zufrieden.

– Como | Design & Printkunde

Ich danke euch vielmals. Das nolux Team ist immer erreichbar, arbeitet sehr sauber und hat einen hohen Qualitätsanspruch, welchen ich echt phänomenal finde. Da könnten sich viele eine Scheibe abschneiden. Innerhalb kurzer Zeit wurde der Hintergrund aus meinen Fotos für den Amazonshop rausgelöscht. Es steht außer Frage, dass wir jetzt ein sehr viel professionelleres Shopangebot haben. Danke!

tiger nolux logo – Jenna Piezow | Amazonkunde

Vielen Dank für die tollen Bilder! Ihr habt echt einen top Service, die Bilder hatte ich innerhalb von von wenigen Tagen komplett zurück (ca. 250). Ich bin sehr zufrieden mit dem Service und den Ergebnissen! Ich werde Sie jederzeit an Kunden und Kollegen weiterempfehlen, weiter so! Freue mich auf nächste gemeinsame Projekt.

tiger nolux logo – Erik Bergmann | Multishop Kunde

Danke für die tollen Bilder. Ich bin sehr beeindruckt und absolut überzeugt! Die Fotos mit meiner kleinen sind wo toll geworden, die Qualität spricht für sich. Ich werde euch gerne weiterempfehlen.

Kundenfoto Octavio – Octavio Guzman

Thank you for your great work and the photos you did of my beach hotel. I will recommend your services for sure!

tiger nolux logo – Aurea Huerta Casillas

Haben Sie Fragen oder möchten von uns Beraten werden?
Kontaktieren Sie uns - Wir kümmern uns gerne um Ihr Anliegen.

Professionelles Team.
Wir haben jahrelange Erfahrung im Bereich der IT, Bild/Foto Branche und geben diese Erfahrungen in Form von Dienstleistungen an Sie weiter und beraten Sie kompetent und fair.

Schreiben Sie uns

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

Wie haben Sie von uns erfahren
Not just any service